Use as regras de automação para agilizar o processo de gerenciamento de clientes e ajudar os funcionários a aderir ao algoritmo de processamento de leads. As regras de automação executarão ações de forma autônoma: enviar e-mails, fazer chamadas, etc.
Uma regra de automação está vinculada a um status específico. Assim que uma entidade CRM se move para um novo status, uma regra de automação especificada para esse status é ativada. As regras de automação podem especificar o tempo de ativação e uma ação: tarefa, notificação, e-mail, chamada ou outra ação de sua escolha.
Você pode configurar regras de automação uma vez & a única coisa que seus agentes de vendas precisará fazer é executar tarefas e atividades definidas automaticamente pelo sistema.
Regras de automação
Executar - este é o parâmetro chave que especifica quando a regra deve ser aplicada e a ação executada.
● Imediatamente - a ação será executada imediatamente após o registro do CRM ter mudado seu status. Se você configurar várias regras com o parâmetro "imediato" - todas elas serão aplicadas ao mesmo tempo quando o status do registro é alterado.
● Depois de anterior - este parâmetro ajuda a criar uma cadeia de ações de ações lógicas, quando sua regra não deve ser ativada antes da regra anterior ser aplicada. Por exemplo, você precisa chamar seu cliente depois que um e-mail é enviado para garantir que ele foi recebido e lido. Se o e-mail não foi enviado, a chamada não será agendada.
● Intervalo de atraso antes da regra ser aplicada, após um registro de CRM ter mudado de status. Este é provavelmente o parâmetro mais popular, o que ajuda a construir o processamento de registros de CRM com base em um status. Por exemplo, depois que um e-mail é enviado para o cliente (por exemplo, status de leads = e-mail enviado), ligue de volta em 1 dia para saber se o cliente está interessado na proposta. Em 2 dias - para enviar outro e-mail, etc. A cadeia de ação pode consistir de múltiplas regras de automação, onde cada regra deve executar uma determinada atividade em um determinado período de tempo (minutos, horas, dias).
● Antes - a regra será aplicada ao período de tempo especificado antes da data especificada no registro do CRM (lead ou deal). Por exemplo, ele pode enviar um lembrete de pagamento em um dia antes da data de vencimento.
Tipos de regras de automação
Excluir - regra que exclui registro do CRM (lead ou deal) quando aplicado. Normalmente, esta regra é usada para leads não qualificados, que são considerados como junk leads.
Notificação - este parâmetro muito útil pode ser configurado para enviar a seus agentes de vendas lembretes que ações devem ser realizadas durante o processamento de prospecção. Você pode adicionar a descrição da notificação (por exemplo, o que deve ser feito nesta etapa) e configurar quem será mostrado como o remetente da notificação. Observe que a regra de notificação é configurada para todos os tipos de registros do CRM em geral (por exemplo, para todos os leads) - é mais conveniente deixar o destinatário arquivado = responsável. Nesse caso, o sistema identificará o usuário responsável pelo registro e enviará automaticamente essa notificação.
Adicionar mensagem ao Activity Stream - outra forma de notificar a equipe de vendas quais ações devem ser executadas em seguida, mas desta vez a mensagem é adicionada ao Activity Stream, que dá a possibilidade de iniciar a discussão e comentar a notificação. A hora e os destinatários são configurados nas regras das configurações.
Alterar status (fase) - se o seu método de processamento de prospects é bastante simples, então você pode automatizá-lo ainda mais - alterar o status do registro (prospect ou cliente) automaticamente após determinada condição ser cumprida.
Alterar a pessoa responsável - regra simples, que muda a pessoa responsável pelo registro do CRM.
Anúncios - regras que enviam automaticamente dados de clientes para os públicos-alvo e listas de remarketing em várias redes de anúncios. Por favor observe que esta regra apenas envia as informações sobre o cliente (e-mail ou telefone). Você deve ter o anúncio configurado dentro da plataforma de publicidade selecionada primeiro. Você precisará adicionar os detalhes da autorização da sua rede de publicidade à página de configurações de regras do Bitrix24 e configurar outros parâmetros disponíveis. Anúncios do Facebook e do Google estão chegando em breve.
Enviar mensagem - esta regra envia automaticamente e-mails para os seus clientes. Apenas adicione o título e o texto da mensagem.
Controle - a regra ajuda a controlar o progresso do registro de CRM dentro de seu funil de vendas ou pipeline de negócios. Por exemplo, você pode definir uma regra que um lead pode permanecer sem atribuição (status = unassigned) por um máximo de 3 dias. Você pode adicionar uma regra para esse status informando que o agente de vendas ainda não alterou o status de lead. Esse tipo de regra permite que você controle o status de cada registro do CRM (prospect ou cliente) e automaticamente o notifique quando sua equipe está ficando para trás.
Programe uma chamada - a regra agendará automaticamente uma chamada e notificará seu agente de vendas que ele ou ela precisa chamar o cliente.
Agendar uma reunião - a regra agenda automaticamente uma reunião, adiciona-a às atividades do agente de vendas e ao seu calendário pessoal. Isso torna o planejamento dos agentes de vendas mais fácil, permitindo-lhes simplesmente executar atividades listadas no sistema sem ter medo de esquecer algo.
Agendar uma reunião - a regra agenda automaticamente uma reunião, adiciona-a às atividades do agente de vendas e ao seu calendário pessoal. Isso torna o planejamento dos agentes de vendas mais fácil, permitindo-lhes simplesmente executar atividades listadas no sistema sem ter medo de esquecer algo
Webhook - esta regra ajuda a enviar dados para qualquer outro sistema. O manual do Webhook estará chegando em breve.
Gatilhos
Gatilhos - ações do lado do cliente que ativarão o processamento do status. Quando um gatilho dispara, o registro do CRM será levado a um status requerido, que por sua vez ativará as regras de automação apropriadas.
Os gatilhos não respeitam os status anteriores que um registro do CRM poderia ter tido. Mover um registro do CRM para um status mais alto não ativará gatilhos anexados a status inferiores mesmo se eles nunca foram ativados para um registro do CRM atual.
Esta opção está disponível para assinantes do plano Bitrix24 Plus (leads apenas), Standard & Profissional (leads, ofertas).
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Este post foi originalmente escrito por Yana Prokopets em 30 de dezembro de 2016.
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Artigo traduzido por José Muanes Pinto representante do Bitrix24 para o estado de São Paulo
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