O software de gerência de projeto transformou-se em uma ferramenta padrão de negócio para companhias para quase todos os setores de negócios. O Bitrix24 tem uma série de recursos de gerenciamento de projetos que podem ser extremamente úteis para pequenas e médias empresas gerenciarem seu fluxo de trabalho diário.
Uma das ferramentas presentes no Bitrix24 são Workgroups. Grupos de trabalho, que podem ser considerados como grupos de projetos, permitem monitorar todos os projetos ativos ou encontrar facilmente informações sobre projetos finalizados que foram arquivados. Cada Grupo de Trabalho pode ser criado e disponibilizado para todos os Colaboradores da sua Empresa, para os Empregados de um determinado Departamento (ou vários Departamentos), para qualquer conjunto de Empregados individuais, etc.
Você também pode criar e gerenciar Projetos com pessoas fora de sua empresa usando a Extranet (um lugar com acesso restrito que você pode disponibilizar a parceiros de negócios, clientes, fornecedores, etc., sem comprometer os dados confidenciais armazenados em sua Intranet)
O processo real de utilização dos Workgroups para Project Management pode ser dividido em duas etapas principais:
(1) Configurando um grupo de trabalho
(2) Trabalhando dentro do grupo de trabalho
Uma vez que um novo grupo de trabalho é criado e nomeado, você pode configurar suas configurações gerais e permissões de acesso (por exemplo, se você o que este grupo de trabalho seja visível para todos os funcionários ou somente para funcionários selecionados, este grupo de trabalho pode ou não incluir pessoas convidadas através da Extranet, etc.).
Além disso, você pode ajustar os recursos e ajustar as ferramentas que serão usadas pelos membros do grupo de trabalho (ou seja, se o grupo de trabalho deve ter uma galeria de fotos, Wiki, etc.). Finalmente, depois que as configurações gerais forem configuradas, você pode convidar pessoas para ingressar no grupo de trabalho. Tudo é realmente rápido e simples - você precisará de apenas alguns minutos para criar um novo grupo de trabalho.
Cada grupo de trabalho permite aos seus membros uma ampla gama de ferramentas de gerenciamento de projetos. Com as permissões apropriadas, cada membro pode iniciar, monitorar, alterar e fechar uma tarefa. A navegação conveniente dentro do grupo de trabalho é fornecida por uma barra de navegação que lista todas as funcionalidades disponíveis.
Graças ao fluxo de atividades, todas as comunicações internas que ocorrem dentro do grupo de trabalho são transparentes e rapidamente recuperáveis por todos os membros e não estão disponíveis para não membros. Todos os membros do grupo de trabalho podem usar o fluxo de atividades para conversas rápidas com vários participantes e também compartilhar arquivos (anexar documentos e fotos a cada conversa ou comentário). O Fluxo de Atividades é uma ótima ferramenta para trocar ideias e realizar tarefas menores que exigem flexibilidade e uma resposta rápida.
A ferramenta mais comumente usada para o gerenciamento de projetos é a tarefa. As tarefas são atribuídas a membros individuais do grupo de trabalho e são visíveis e monitoradas pelas pessoas do grupo de trabalho. Cada tarefa pode ter um número ilimitado de sub-tarefas. Você pode postar comentários, anexar arquivos, definir prazos, visualizar o progresso usando a visualização do Gráfico de Gantt, etc. O progresso de cada Tarefa e todas as notificações relacionadas também aparecerá no Fluxo de Atividade do Grupo de Trabalho.
Cada grupo de trabalho tem seu próprio depósito de arquivos onde você pode organizar seus documentos e dados multimídia. Você pode criar alterar e melhorar documentos com os membros do seu grupo de trabalho com versão completa e comentários sobre cada arquivo!
O Calendário do grupo de trabalho é visível apenas para membros do grupo de trabalho e pode apresentar detalhes do projeto e eventos relacionados com os projetos e as pessoas envolvidas.
O grid do Calendário pode ser utilizado para visualizar o progresso de determinados Projetos com prazos e eventos importantes.
Um Wiki-tool pode ser usado para fazer Glossários e Diretórios dentro do Workgroup (o que é muito útil, caso você convide especialistas com diferentes backgrounds que podem não estar cientes dos termos que são comumente usados pelos membros do Workgroup). Esta ferramenta permite-lhe acumular conhecimentos de forma estruturada e mais completa.
Há dois outros elementos muito importantes que estão presentes em todos os grupos de trabalho: o botão ações e a pesquisa de grupo de trabalho. O botão Ações permite gerenciar todos os aspectos de seu grupo de trabalho (incluindo o perfil do grupo de trabalho, convites, assinaturas, funções do grupo de trabalho, etc.).
A Pesquisa de grupo de trabalho ajuda você a encontrar qualquer tipo de informação (textual, arquivos, eventos, pessoas, etc.) dentro do grupo de trabalho somente, filtrando assim qualquer informação externa que não seja necessária.
Post escrito originalmente por Alex Reznor em 13 de agosto de 2012, link do original em inglês aqui.
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Artigo traduzido por Jose Muanes Pinto representante do Bitrix24 para o estado de São Paulo
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