Exemplo prático de gerenciamento de registros em um processo de negócios no Bitrix24

Recentemente, o plano de nuvem profissional foi aprimorado com o Gerenciamento de registros (Listas), uma ferramenta para manter e exibir informações estruturadas.

Então, poderia ser usado para glossários, armazenamentos estruturados, listas de parceiros, despesas, etc.

Capacidades:

    Construção de campos de dados para qualquer tipo de objeto, incluindo arquivos;
     Configurações de acesso simples para listas individuais;
     Filtros, classificação, exibição de coluna, edição de grupo, exportação, etc.
     Qualquer estrutura hierárquica (seções) para armazenar objetos pode ser implementada;
     Nenhum limite no número de listas, listas disponíveis em grupos de trabalho e globalmente;
     Integração de processos de negócios.

Esta publicação fornece um exemplo de aprovação de despesas usando gerenciamento de registros e um processo comercial.

Vamos presumir que a intranet contém um grupo de trabalho que está trabalhando no desenvolvimento de um novo site e que o grupo de trabalho é chamado Desenvolvimento de novos sites da empresa . Precisamos envolver organizações de terceiros para design de sites, hospedagem ou suporte de software. Todos esses pagamentos por serviços por terceiros (despesas a serem pagas pela nossa empresa) podem ser salvos em uma lista no grupo de trabalho.

Então, criamos uma lista chamada Pagamentos e cada registro será uma fatura individual criada por um membro do grupo. O Business Process (BP) solicitará a aprovação da despesa do supervisor do autor (usuário que insere o registro de pagamento) e então peça ao contador que faça o pagamento.

Criando uma lista

Não vou entrar em detalhes sobre como criar a lista e seus campos. Esse processo é descrito em nosso curso de treinamento.

Há também um pequeno vídeo sobre isso:

https://www.youtube.com/watch?v=4rR0qutZxtc

Eu simplesmente adicionarei uma captura de tela dos campos da lista que eu criei:

E é assim que o formulário para preencher uma ordem de despesa parece:

Criando a BP

Agora, vamos construir um processo de negócios para aprovação, processamento e pagamento de pedidos de despesas. Quando um item de despesa é adicionado à lista, o supervisor do empregado que adicionou a despesa será solicitado a aceitá-lo ou recusá-lo, e o pagamento será processado pelo departamento de contabilidade.

Acessamos processos de negócios para a lista de Pagamentos .

Então, agora vou criar um novo processo de negócios seqüencial.

Agora, preenchemos as principais configurações do modelo.

Para este processo, não precisaremos adicionar nenhum parâmetro, já que os campos da lista já atendem a este propósito.

As variáveis ​​que serão utilizadas no processo comercial serão definidas.

O contabilista variável, é o contador que efetuará o pagamento da fatura.
A variável Cabeça é o supervisor do empregado; Isso é determinado pela própria BP.
A variável Domínio é onde o domínio da intranet Bitrix24 está armazenado, por exemplo: mycompany.bitrix24.com. Isso será usado para criar links para a BP dada que será enviada em notificações.
A última variável, link para factura , será um link para uma lista dentro do grupo, por exemplo, https://mycompany.bitrix24.com/workgroups/group/28/lists/36/element/0/ , bem como Para criar links para a fatura dentro de mensagens e notificações enviadas pela BP.

Depois de atribuir os parâmetros do modelo, vamos à construção do processo de negócios.

O contabilista variável, é o contador que efetuará o pagamento da fatura.
A variável Cabeça é o supervisor do empregado; Isso é determinado pela própria BP.
A variável Domínio é onde o domínio da intranet Bitrix24 está armazenado, por exemplo: mycompany.bitrix24.com. Isso será usado para criar links para a BP dada que será enviada em notificações.
A última variável, link para factura , será um link para uma lista dentro do grupo, por exemplo, https://mycompany.bitrix24.com/workgroups/group/28/lists/36/element/0/ , bem como Para criar links para a fatura dentro de mensagens e notificações enviadas pela BP.

Depois de atribuir os parâmetros do modelo, vamos à construção do processo de negócios.

(1) Determinação do supervisor do empregado que adicionou a nova fatura.

(2) Atribuindo o valor da variável do modelo, Cabeça
(3) Fornecer direitos de acesso "lidos" para o responsável e o contador no registro.

(4) Notificação ao gerenciamento (Cabeça) de uma nova solicitação de despesa (Mensagem instantânea)
(5) Notificação ao gerenciamento de um novo pedido de despesa (E-mail)
(6) Confirmação ou recusa do pedido pela administração
(7) Notificação ao contador de uma solicitação de despesa nova (e aprovada) (Mensagem Instantânea)
(8) Processamento pelo contador
(9) Mudança de status do pedido
(10) Mudança de valor no campo "Pagado"

(11) Notificação ao autor (que adicionou a fatura originalmente) da confirmação de pagamento (Mensagem Instantânea)
(12) Alteração do status do pedido
(13) Notificação ao autor da recusa do pedido de despesa (Mensagem instantânea)

Não vou descrever os detalhes da configuração dos blocos no fluxograma. Você pode baixar este modelo e importá-lo para o seu Bitrix24 e se familiarizar com ele.

Vamos ver como acabou.

Um usuário preenche o formulário de solicitação de despesas.

Uma mensagem é enviada ao gerente.

O gerente, Robert M, abre o link para o formulário e aceita ou recusa.

Se o pedido for recusado, o autor (Victoria Morrison) é informado por mensagem instantânea, caso contrário, o contador recebe uma mensagem de que uma despesa precisa ser processada e um link para a solicitação.

Após o pagamento é efetuado, o contador confirma isso na BP.

Aqui, o status da despesa na lista é atualizado.

Após a confirmação do pagamento, o autor recebe notificação.

Isso acaba com a nossa história sobre a criação de processos de negócios para listas. Se você está tentando criar um processo de negócios e encontrar dificuldades, entre em contato com nosso serviço de ajuda .
Tags: Bitrix24 , Bitrix24 processos comerciais , Bitrix24 listas , Bitrix24 Gerenciamento, Bitrix24 registros.

Materia originalmente escrita por Ann Slyshkina em 29 de maio de 2013, link do original aqui.

O CRM Bitrix24 é uma plataforma completa de colaboração social, comunicação e ferramentas de gestão para a sua equipe, gratuita para 12 usuários.

Programa de Parceiros Bitrix24
Os parceiros Bitrix24 oferecem demonstrações, desenvolvimento, personalização, integração, que poderão ajudá-lo a criar e gerenciar sua intranet Bitrix24 orienta-lo na escolha do melhor plano para sua empresa, fornecer serviços de personalização e automação além de treinamento e consultoria de negócios. Nós também podemos desenvolver um aplicativo de marketplace para você. Comprar o Bitrix24 por meio de parceiros custa o mesmo, mas oferece uma série de vantagens, tais como suporte prioritário na sua lingua mãe e consultas por telefone/online.

Você tem perguntas sobre sistemas CRM? Quer ter mais detalhes sobre o Bitrix24? Gostaria de uma demonstração?
Quer usar a versão hospedada gratuitamente por 30 dias? Esta procurando personalizar seu Bitrix24? Fale com um especialista, ligue +5516992337851 ou envie um e-mail (josepinto at imbrazil.info).

Postagem traduzida porJose Muanes Pinto representante do Bitrix24.

Gerenciamento total da correspondência por e-mail via CRM do Bitrix24

O CRM da Bitrix24 gerencia a correspondência de e-mail com contatos, empresas e leads e pode receber e anexar e-mails recebidos para o registro de CRM apropriado.

Postagem originalmente escrita por Ann Slyshkina em 24 de maio de 2013, link do original aqui.

Enviando mensagens do CRM
Enviar e-mails do CRM pode ser feito individualmente ou em massa, os arquivos podem ser anexados a mensagens e modelos pré-feitos podem ser implementados.



Essa correspondência é salva como um evento no dado elemento de CRM, seja lead, empresa ou contato.



Nenhuma configuração adicional precisa ser configurada para este sistema de interação para operar com os contatos, desde que os endereços de e-mail do contato e do gerente de vendas estejam corretos, todos o e-mails serão enviados pelo Bitrix24.

Salvando e-mails recebidos no CRM
O Bitrix24 também permite receber e salvar e-mails recebidos, usando nossa tecnologia de integração de e-mail enviar e salvar. Por exemplo, um gerente de vendas envia um e-mail para uma lead do CRM, então o lead responde o e-mail. Esta resposta será anexada ao registro principal no CRM. Assim, toda correspondência de e-mail com leads e contatos pode ser mantida no CRM e revisada a qualquer momento por um usuário com permissões de acesso apropriadas.



Para implementar este modo de tratamento de e-mail, você deve atribuir um endereço de e-mail ao seu CRM, por exemplo, CRMsales@sua_companhia.com, para recepção de e-mail.

Quando um gerente de vendas envia e-mail através do CRM, um código especial é anexado à mensagem (no corpo ou no assunto - dependendo da configuração), e o campo "responder" é preenchido com o e-mail do CRM. Quando o líder ou o cliente responde à mensagem, o e-mail é enviado ao gerente de vendas e é enviado para a caixa de entrada do CRM. O CRM coleta as mensagens nesta caixa de entrada periodicamente e usa o código para determinar a qual registro o e-mail deve ser anexado.

A localização para configurar um endereço de e-mail para o CRM é encontrada em CRM> Configurações> Enviar e Salvar Integração em seu portal Bitrix24.



Excluir mensagens do servidor quando entregue, esta opção exclui as mensagens na caixa de entrada do CRM depois de serem processadas. Não recomendamos esta opção se a caixa de entrada for usada para outras mensagens que não sejam do CRM, uma vez que todas as mensagens são excluídas, seja para o CRM ou não.

Crie uma ligação para o remetente desconhecido, se um email chegar à caixa de entrada do CRM e não puder ser identificado como pertencente a um registro existente, um novo lead será criado com o nome "Lead from ..."
No bloco "Filtrar mensagens recebidas por assunto ...", os usuários avançados podem definir suas próprias regras relativas à formulação adequada dos códigos de serviço.

PS: Você agora pode usar vários endereços de e-mail em uma única conta Bitrix24. Leia nossa nova postagem no blog sobre novas opções de integração de e-mail para o Bitrix24 CRM .

O CRM Bitrix24 é uma plataforma completa de colaboração social, comunicação e ferramentas de gestão para a sua equipe, gratuita para 12 usuários.

Programa de Parceiros Bitrix24
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Jose Muanes Pinto representante do Bitrix24.

Mobile CRM, listas, vídeo chamadas, anúncios e muito mais agora estão no Bitrix24

Este artigo foi originalmente escrito pela Ann Slyshkina em 13 de maio de 2013 link do original aqui.

Nos últimos dias, muitas atualizações foram feitas no Bitrix24.

Agora você tem:
CRM disponível na versão móvel
Gerenciamento de registros (listas)
Conversa de vídeo
Anúncios
Visualização do documento através do Google Docs
Um novo plano tarifário para as empresas

Gostaríamos de mencionar novamente que você pode testar todas as funções do plano profissional, gratuitamente, por 30 dias. Tudo o que você precisa fazer é ativar o modo de demonstração em seu portal na seção Configurações -> Licença.
Após 30 dias, você será devolvido ao seu plano gratuito, ou você pode pagar para continuar com qualquer um dos planos pagos.



E agora vamos as novidades do sistema
.
CRM móvel
Agora você pode acessar o seu CRM não só através de um navegador, mas também do seu dispositivo móvel.
Você pode ver atividades, contatos, empresas, leads, fazer chamadas e enviar mensagens diretamente do seu celular.


Clique em um contato e a página de detalhes será aberta. Aqui você pode ver todos os dados do contato (ou líder) e fazer chamadas ou enviar mensagens.
A lista de atividades para este contato e usar filtros pré-definidos para visualizar atividades completas e incompletas.



A lista de atividades permite que você faça um plano rápido para o seu dia útil, não importa onde você estiver. Os itens em atraso são destacados em vermelho.
Você pode visualizar a lista completa de atividades e abrir atividades individuais dela.
Se ainda não possui o aplicativo móvel no seu dispositivo, baixe-o imediatamente da App Store ou do Google Play.

Web-messenger
Não menos importantes são as capacidades de áudio e vídeo agora no mensageiro da web.



Esta é uma tecnologia completamente nova, para que você faça chamadas de vídeo sem instalar nenhum software adicional - diretamente do seu navegador. Atualmente, as chamadas de vídeo estão disponíveis para o Chrome 26; E estará disponível no FireFox quando a versão 22 (agora em versão beta) for lançada.
Basta clicar nos botões correspondentes na janela do Messenger e a conexão será completada automaticamente.

Obs: As chamadas de vídeo já estão disponíveis para os navegadores Chrome, Firefox e Opera



Quando a primeira chamada é feita, a confirmação da conexão é necessária.
Durante uma chamada de vídeo, você pode colocar a janela de vídeo no modo de tela cheia ou continuar a usar a caixa de bate-papo, escondendo a janela de vídeo. O histórico também está disponível nesta visão.



Todo o histórico de chamadas é exibido no bate-papo. Se uma chamada não for concluída, o sistema informará que o outro usuário não está online ou que seu navegador não suporta chamadas.

As chamadas de vídeo no Bitrix24 usam WebRTC . Esta tecnologia permite conexões de vídeo através de um navegador sem plugins ou outras adições. O único requisito é que o navegador usado deve suportar a tecnologia.
Além disso, o mensageiro agora tem alguns outros lindos toques colocados nele:
Confirmação de mensagens que foram lidas pelo destinatário.
O comportamento de rolagem automática melhorou.

Anúncios
Avisos importantes no fluxo de atividades agora podem ser exibidos na caixa Anúncios.
Ao escolher “Anúncio” como o tipo de mensagem, a mensagem será exibida em uma caixa separada. Você ainda pode escolher destinatários, anexar arquivos, incluir menções, etc.



Depois de salvar, a mensagem estará disponível no fluxo de atividades e em destaque de cores. Além disso, aparecerá na caixa New Announcements para qualquer destinatário e permanecerá até que o usuário tenha marcado que o anúncio foi lido.

Documentos Google
Agora você pode visualizar documentos no portal usando o Google Docs. Isso significa que você não precisa usar um aplicativo instalado localmente (como o Microsoft Word ou o Excel) para ver o conteúdo do arquivo. O suporte para o Google Docs permite que você abra e visualize documentos de formatos populares diretamente do portal.


Você pode visualizar documentos de várias páginas usando a seta em cada lado da exibição de visualização; Você também pode alterar a escala visual da pré-visualização.
Os documentos podem ser visualizados não só a partir de bibliotecas de documentos, mas também de mensagens no fluxo de atividades. Atualmente, esta função é apenas um mecanismo de visualização, mas planejamos adicionar edição também.

As seguintes configurações podem ser configuradas para esse recurso: ativar ou desativar a visualização via Google Viewer ou Google Drive. As configurações estão disponíveis na página Configurações -> Configurações da Intranet.



Gerenciamento de registros (listas)
A versão em nuvem do Bitrix24 agora tem listas. Isso está disponível apenas nos planos Professional e (new) Enterprise.
Esse recurso é uma ferramenta universal para manter e exibir informações estruturadas. Então, poderia ser usado para glossários, armazenamentos estruturados, listas de parceiros, despesas, etc.

Capacidades:
Construção de campos de dados para qualquer tipo de objeto, incluindo arquivos; Configurações de acesso para cada lista;
Filtros, classificação, exibição de coluna, edição de grupo, fácil atribuição de permissões de acesso, importação e exportação, etc.
Qualquer estrutura hierárquica para armazenar objetos pode ser implementada;
Número ilimitado de listas e em cada grupo de trabalho;
Integração de processos de negócios;
Esta seção está disponível no menu à esquerda em Empresa -> Listas. Somente os administradores podem criar novas listas, mas cada lista pode ter suas próprias permissões de acesso.
Para começar a trabalhar com listas, um administrador deve criar uma nova lista e definir permissões de acesso para ela. Só então a lista pode ser disponibilizada a todos os usuários.



Ao criar essas listas, você pode escolher o nome da lista, fazer upload de uma imagem ou logotipo para a lista, definir o acesso e disponibilizar os Processos de Negócios na lista, entre outras coisas. Os campos individuais em uma lista podem conter todos os tipos de dados - texto, números, datas e arquivos par.
Além de todos os novos itens, houve várias mudanças na funcionalidade existente, melhorias e correções de erros, o que tornará o trabalho no Bitrix24 mais rápido e fácil.
Estou traduzindo antigas postagens do Blog oficial do Bitrix24 para que seja possivel a todos observarem a velocidade com que o sistema vem sofrendo modificações melhorias e implementaçoes.

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Jose Muanes Pinto representante do Bitrix24.

Bitrix24 Comece seu dia em uma nuvem nao em uma névoa

O sistema de gerenciamento de tempo instala disciplina no cronograma de trabalho sem criar uma atmosfera de alta pressão. Clocking in, clocking out, e quebras são gravados de forma transparente, e um conveniente planejador e relatório diário manter tarefas organizadas e priorizadas. A entrada de dados neste gadget é salva e usada como a base do relatório de trabalho para cada funcionário. Além disso, o tempo gasto em tarefas pode ser rastreado usando esta ferramenta.



Com que freqüência seus funcionários fazem relatórios? Você pode facilmente configurar relatórios em uma base diária, semanal ou mensal. Bitrix24 lembra os funcionários para enviar relatórios, e os conteúdos do planejador diário são úteis incluídos e podem ser editados antes de enviar o relatório final. Os planos para o próximo período de relatório também podem ser enviados através deste formulário. O relatório de trabalho é avaliado por um supervisor e um comentário pode ser adicionado. Todos os relatórios de trabalho de um determinado funcionário, departamento ou toda a empresa podem ser vistos com suas avaliações e classificações de eficiência.


Gostaria de coordenar as programações de funcionários e recursos de forma fácil e transparente em todas as suas plataformas? No Bitrix24, calendários pessoais e calendários de grupos de trabalho podem ser compartilhados facilmente dentro do sistema, com dispositivos móveis e com o Outlook. Use os recursos lembrete conveniente sobre eventos e tarefas e nunca perca uma reunião importante.
A integração de seus calendários via celular permite que os road-warriors compartilhem as mudanças em sua programação de iPhone, iPad ou Android.



Nunca se pode superestimar a importância das reuniões :) Bitrix24 tem um planejador de reunião de ponta a ponta que gerencia convites, respostas e os pontos principais da reunião - que de fato podem ser diretamente atribuídos como tarefas a partir da interface principal da reunião. Minutos podem ser registrados e os resultados da reunião são salvos, proporcionando transparência após a reunião ter terminado. Os tópicos inacabados podem ser transferidos para a próxima reunião.



O gráfico de ausência é um calendário composto que mostra informações sobre os empregados ou planeja estar em licença. Em um único relance, você pode ver quem está na estrada, em férias, etc no dia, semana e visualizações de calendário



O CRM Bitrix24 é uma plataforma completa de colaboração social, comunicação e ferramentas de gestão para a sua equipe, gratuita para 12 usuários.

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Jose Muanes Pinto representante do Bitrix24 para o estado de São Paulo

Bitrix24 É muito facil encontrar as pessoas no sistema

No Bitrix24, as pessoas são o centro das atenções. No diretório de funcionários, você pode facilmente encontrar informações de contato ou filtrar a lista para encontrar a pessoa certa para sua consulta. Ao clicar em um funcionário na lista, você navega até a página de perfil desse funcionário. Todas as informações públicas sobre o empregado são visíveis e existem opções para iniciar uma mensagem instantânea ou deixar um comentário no blog da pessoa ou na galeria de fotos.
Além de ser uma ferramenta popular e conveniente dentro do sistema, o diretório de funcionários permite exportar para o Excel e sincronização com o Outlook e CardDAV. Sincronize sua lista de contatos com seu iPhone, iPad ou dispositivo Android e você sempre terá os dados de contato atuais na ponta dos dedos!



Encontrar um funcionário no Bitrix24 não requer tocar no teclado. A estrutura da empresa de cliques leva os usuários diretamente para onde eles precisam ir, e há também um índice alfabético. A lista de funcionários pode ser filtrada por posição e a pesquisa também pode ser realizada por qualquer parte do nome do empregado nesta seção ou na caixa de pesquisa global.

A estrutura da empresa representa a hierarquia da organização com departamentos e sub-departamentos. Você pode abrir um departamento específico e determinar qual funcionário é o mais relevante para o problema em questão.
A subordinação na estrutura influencia muitas funções da intranet: a quem os relatórios são enviados, quem pode delegar tarefas a quem, etc. Os chefes de departamento podem ver todas as tarefas de seus subordinados.

Os funcionários só vêem as informações que eles estão autorizados a ver. As permissões podem ser concedidas a departamentos da empresa, grupos de trabalho, usuários individuais ou a usuários atribuídos a funções pré-definidas (moderadores, proprietários de grupos, observadores, pessoas responsáveis, etc.).
Bitrix 24 permite mostrar ou ocultar grupos de trabalho, documentos, contatos CRM e praticamente qualquer outro item no sistema. As permissões de acesso também funcionam na pesquisa; Ou seja, os resultados de pesquisa aos quais um determinado usuário não tem acesso não aparecerão nas sugestões de pesquisa ou nos resultados.



Bitrix24 permite o trabalho colaborativo não só com colegas de trabalho, mas também com usuários externos - parceiros, clientes, empreiteiros, etc. Convidar usuários externos é tão fácil como convidá-los para um grupo de trabalho e depois de se juntarem, esses usuários de terceiros são visíveis em um Lista separada, para que você possa estar sempre ciente de quem está trabalhando na Extranet.



As listas ajudam a gerenciar dados baseados em registros diretamente no front-end da intranet. Diretórios de fornecedores, catálogos de produtos, itens de despesas, etc. Filtros, classificação, exibição de colunas, edição de grupo, fácil atribuição de permissões de acesso, importação e exportação - As listas possuem um conjunto exaustivo de configurações.



O módulo Web Forms fornece funções para criar e publicar formulários da web (pesquisas, formulários de solicitação e comentários, etc.). Com os formulários da correia fotorreceptora você pode recolher qualquer tipo de dados dentro e fora de sua companhia em uma maneira a mais conveniente! * Disponível emversões auto- hospedadas do Bitrix24.



O recurso de e-Learning permite criar cursos de treinamento on-line, realizar testes e certificar usuários. Você pode criar um número ilimitado de cursos de treinamento on-line e testes para seus funcionários ou pessoas que você convidar em sua extranet. Todos os resultados alcançados por um funcionário / participante são registrados e podem ser rastreados em um diário. * Disponível emversões auto- hospedadas do Bitrix24.



O Bitrix24 integra-se estreitamente com tarefas, contatos e calendários do MS Outlook (a integração bidirecional utiliza listas do SharePoint baseadas em SOAP). O conector do MS Exchange Server 2007/2010 serve para sincronizar calendários, tarefas e contatos na intranet do MS Exchange Server. Além disso, o Bitrix24 se integra aos produtos da Google e da Apple através do suporte aos formatos CalDAV e CardDAV. Nosso produto também suporta Active Directory / LDAP integração que fornece o seu portal com um método centralizado de gerenciamento de dados.



A edição front-end e back-end de conteúdo, layouts e estrutura permite a personalização rápida de sua intranet. O Bitrix24 possui suporte AJAX / Active-X e uma interface adaptativa com configurações flexíveis e componentes de arrastar e soltar. O produto é fornecido com o código-fonte completo e uma API aberta, o que significa que você pode alterar o conteúdo ea aparência de sua intranet sempre que desejar. Além de vários layouts e esquemas de cores, você pode criar e gerenciar um número ilimitado de modelos para o seu Bitrix24. * Disponível em versões auto- hospedadas do Bitrix24.



Esta característica extremamente útil permite separar versões de portais de intranet para cada divisão ou departamento. Esta funcionalidade foi especialmente concebida para empresas com vários escritórios e sucursais que necessitam de um maior grau de autonomia. Em essência, cada filial pode ter sua própria intranet que tem uma estrutura separada e design. Os funcionários podem acessar a intranet de sua empresa, a intranet de seu departamento e, dependendo das configurações, as intranets de outros departamentos. * Disponível em versões auto- hospedadas do Bitrix24.



O CRM Bitrix24 é uma plataforma completa de colaboração social, comunicação e ferramentas de gestão para a sua equipe, gratuita para 12 usuários.

Programa de Parceiros Bitrix24
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