Bitrix24 como alimentar e-mails para o fluxo de atividades

Às vezes, você só tem acesso ao e-mail, mas deseja publicar algo no fluxo de atividades via e-mail ou compartilhar a mensagem de email de alguém com todos. Ou você pode querer alimentar automaticamente todos os e-mails recebidos enviados para um endereço específico ( sales@sourcedom.com ou helpdesk@ycompany.com ) em um grupo de trabalho específico Bitrix24 (Sales Leads ou HelpDesk neste exemplo). A tecnologia Bitrix24 Send & Save permite que você faça isso, se você usar a versão autônoma do nosso software (para a versão em nuvem Enviar e Salvar trabalhos no CRM ).



É assim que publicar e-mails para Activity Stream funciona.

Primeiro, faça o Workgoup onde deseja usar o recurso Enviar e Salvar e vá para Discussões para configurar o endereço de e-mail do grupo de trabalho.



Você pode usar sua caixa de correio corporativa ou serviços de e-mail gratuitos (Gmail, Yahoo! Mail, Hotmail, Outlook.com) para isso, desde que você consiga obter informações sobre o servidor POP3 e a senha.



Como você pode ver, há várias opções de filtragem que permitem personalizar sua configuração Enviar e Salvar. Você pode postar e-mails para grupos de trabalho com base no endereço de e-mail para o qual eles foram enviados, ou você pode usar um único endereço de e-mail e o assunto do e-mail será usado como um filtro que determina qual grupo de trabalho a mensagem irá Ser postado para.

Vamos enviar uma mensagem de e-mail para o endereço de e-mail especificado:



Como você vê, esse e-mail criou um novo tópico nas discussões do grupo de trabalho:



Que, por sua vez, apareceu no fluxo de atividades desse grupo de trabalho como fazem todas as discussões novas:



Como todas as discussões e postagens são indexadas pelo Bitrix24, agora você pode usar sua pesquisa no portal para localizar mensagens de e-mail que foram enviadas por seus colegas de trabalho ou clientes. Digamos que você tenha 20 pessoas de vendas, cada uma das quais usa sua própria conta de e-mail corporativa. Quando alguém sai, o administrador encerra essa conta e nenhum dos 19 representantes de vendas restantes tem acesso a e-mails antigos recebidos pelo empregado que deixou. Cada vez que alguém precisa procurar informações contidas nesses velhos e-mails, o administrador deve ser contatado para se conectar a essa conta, entrar na caixa de entrada e, em seguida, procurar a mensagem correta. E se o empregado que deixou o seu endereço de e-mail pessoal para qualquer comunicação, esses dados são perdidos para a empresa. Configurar Enviar e Salvar para grupos de trabalho resolve o problema.

É provável que você queira usar seu servidor de correio corporativo para integrar e-mails em seu fluxo de atividades. Estas são as etapas que precisam ser seguidas (para repetir, você deve ter a versão autônoma do Bitrix24 para poder fazer isso porque a versão da nuvem não oferece Enviar e Salvar fora do CRM).

Primeiro, usando um servidor SMTP incorporado, vá para o módulo de Correio e adicione uma nova caixa de correio que será usada para Enviar e Salvar.



Aqui, você vê um registro com dados sobre a caixa de correio POP3 mencionada acima. Ele foi criado automaticamente quando as configurações foram configuradas no grupo de trabalho.
Vamos criar uma nova caixa postal usando o servidor SMTP interno e usar um endereço com o domínio da empresa.



Depois disso, o servidor nas configurações do módulo de email deve ser iniciado.
Para fazer isso, é necessário um registro MX pré-configurado.



Se o servidor não for iniciado, consulte o administrador do sistema.
Agora, nas configurações da seção de discussão, podemos inserir nossa nova caixa postal para servir como o arquivo de correio.



Após salvar, as letras enviadas para sitedev@cp.company.com serão adicionadas às discussões de grupos de trabalho, como no exemplo anterior.
IMPORTANTE! Enquanto você pode usar Enviar e Salvar para enviar e-mails para diferentes grupos de trabalho da intranet, quando alguém responde ou comente sua mensagem no fluxo de atividades, NÃO receberá e-mails com as respostas. No entanto, você pode se inscrever em Discussões para receber notificações quando alguém responde ao seu tópico lá.

Material original escrito por Ann Slyshkina em 1 novembro 2013, link do original aqui.

O CRM Bitrix24 é uma plataforma completa de colaboração social, comunicação e ferramentas de gestão para a sua equipe, gratuita para 12 usuários.

Programa de Parceiros Bitrix24
Os parceiros Bitrix24 oferecem demonstrações, desenvolvimento, personalização, integração, que poderão ajudá-lo a criar e gerenciar sua intranet Bitrix24 orienta-lo na escolha do melhor plano para sua empresa, fornecer serviços de personalização e automação além de treinamento e consultoria de negócios. Nós também podemos desenvolver um aplicativo de marketplace para você. Comprar o Bitrix24 por meio de parceiros custa o mesmo, mas oferece uma série de vantagens, tais como suporte prioritário na sua língua mãe e consultas por telefone/online.

Você tem perguntas sobre sistemas CRM? Quer ter mais detalhes sobre o Bitrix24? Gostaria de uma demonstração?
Quer usar a versão hospedada gratuitamente por 30 dias? Esta procurando personalizar seu Bitrix24? Fale com um especialista, ligue +5516992337851 ou envie um e-mail (josepinto at imbrazil.info).

Postagem traduzida por José Muanes Pinto representante do Bitrix24.